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【PTA】バージョンアップ!オンライン併用のPTA理事会(第3回)開催!


 数ヶ月前のことになりますが、9月25日(土)、会議室にて、第3回理事会が開催されました。
6月19日(土)の第2回理事会でのリアル(対面)とオンライン(ZOOM会議)の併用の実施に続き、2回目の併用会議となりました。

  第3回理事会で導入した機器の内容、導入理由、会議の様子、参加者からの感想、問題点・改善点、今後のアクションなどにつき、報告いたします

 

1. リアルとオンラインの併用の経緯

 昨年度はコロナ禍の中、理事会を含むほとんどのPTA活動が中止を余儀なくされました。一方、学校の授業は、いち早く様々な環境を整備の上、オンライン授業が推進されました。
 コロナの影響は当面の間続くことが予想されたため、今年度の初めに、片野校長をはじめとする学校関係者の皆様と協議した結果、「オンラインを含めた実施方法の検討・調査」を実施することにしました。
 これは、「コロナ禍だから中止」ではなく、コロナ禍でできることを調査・検討・試行し、その成果・結果を来年度以降の行事や実施方法に繋げるものです。 


2. 第2回理事会での反省点

 第2回理事会では、実施方法や参加人数について、直前まで学校関係者の皆様との協議・検討を重ね、その結果、初めてのリアルとオンラインの併用で実施することにしました。
 機器については、時間の関係もあり、まずは、個人で所有するスピーカーマイクやウェブカメラを利用しました。その実施結果としての主な反省点は以下です

①    会場(会議室)での発言者の声がオンライン参加者によく聞こえない
②    オンライン参加者の発言が会場参加者によく聞こえない
③    会場内でも、発言者の声がよく聞こえない

大勢が参加する広い会場で、スピーカーマイクは1つだったので、予想はできた結果でした。


3. 反省点を踏まえた機器選定のポイント

 第2回理事会の反省点を踏まえ、今後の拡張性も考慮した機器選定のポイントは以下のとおりです。

①    集音マイクを複数台準備し、会場内の適切な位置に配置する
②    会議室以外のしらこばと会館などでの今後の利用も想定し、多くのマイクを追加できる
③    司会者や校長挨拶用のハンドマイクも用いて、会場スピーカーから拡声する

検討の結果、ヤマハ YVC-1000(ユニファイド コミュニケーション マイクスピーカーシステム)を導入することにしました。

 
4.第3回理事会の様子

 集音マイクは計3台購入し、ハンドマイクは試験的に地区センターから2本借りて利用しました。
 司会者用と挨拶用のハンドマイク2本(黄色矢印)を使い、会場前方にあるスピーカー(緑矢印)から拡声された大きな音となり聞き取りやすくなりました。
 スクリーン前には三脚を利用してウェブカメラを設置し(水色矢印)、会場全体の様子がオンライン参加者にも確認可能になりました。

 

前面のスクリーンの様子です。

オンライン参加者の顔がグリッド表示で表示されます。


会場後方からの様子です。
左右後方それぞれの机の真ん中に集音マイク(黄色矢印)を配置しました。

 
5. オンライン参加者からのフィードバック

【良かった点】
① マイクの導入で音声がよく聞こえ、会議の全容が把握できた
② コロナ禍でも会議に参加できる環境が整ってありがたかった

【悪かった点・改善点】
① インターネット環境の問題なのか、たまに音声が途切れてしまうことがあった
②  質問をしたくも、躊躇してしまった
③  欠席者のために録画機能を活用したほうが良い
④  会議URLから接続できなかった
⑤  会場の空気感が感じられなかった


6. フィードバックを踏まえた今後のアクション

 今回の反省を含め次回のオンライン開催時は以下の実施を考えています。

① オンライン参加者の発言時のガイドラインの設定やチャットの活用する
②  会議の録画を実施し、欠席者を含む関係者に配付する
③  会議情報はURLだけではなく、IDおよびパスワードも案内する


7. 最後に

 対面で顔を見て、空気感を感じながらの会議のありがたさを改めて感じた一方、機器やシステムの利用を通して、ある程度の目的は達成できることも確認できました。
 オンラインやデジタルの利用・活用にはそれなりの慣れが必要ですが、コロナが落ち着いて平時に戻っても、様々な理由でリアル参加が難しい場合のひとつの選択肢として、有効利用が可能なのでは、と考えています。
 一方で、普段オンライン会議の参加経験やデジタル機器の利用頻度が少ない参加者の皆様にとっては、オンライン会議はそれなりのストレスを伴うことも理解・認識の上、それに配慮し推進していくことの重要性も改めて感じました。
 なお、今回のオンラインシステム機器は、後援会の環境整備費を用いて購入しました。
 最後になりますが、今年度のPTA活動の一環として、保護者の皆様のニーズ確認を目的とした「アンケート実施」を年内に予定しています。今後のPTA活動の進め方や実施内容等を検討するための貴重な参考情報として、多くの保護者の皆様からのご意見を頂戴できれば幸いです。
 

PTA会長